Toegang is databasesoftware waarmee gebruikers kunnen een grote hoeveelheid gegevens bevatten. De onderdelen van een database zijn tabellen, query's, formulieren, rapporten en macro's. Tabellen kunnen de gebruiker te houden van de ruwe gegevens. Query's bewerken gegevens in de tabellen. Formulieren kunnen worden gebruikt voor het invoeren van gegevens in de tabellen te navigeren van de database. Rapporten zijn voor de presentatie van de gegevens in een printer-vriendelijke indeling en macro's helpen database taken automatiseren. Het meest cruciale onderdeel van een database zijn query's. Net zoals de naam al impliceert, kan een query de gebruiker te informeren over de gegevens in de tabellen.
Querytypen
Diverse soorten gebruikte query's in Access bestaan: selecteren, toevoegen, bijwerken, verwijderen, maken van de tabel. Het doel van de query bepaalt het type query te gebruiken. Een select-query helpt de gebruiker gegevens uit de tabel op basis van de door de gebruiker gedefinieerde behoeften gewoon te trekken. Bijvoorbeeld kunt een selectiequery isoleren klantnamen, beginnend met de letter "M." Een toevoegquery is gemaakt als informatie wilt toevoegen aan een tabel. Bijwerkquery's kunt lijstverslagen volgens de behoeften van de gebruiker wijzigen. Query's verwijderen records uit de tabel verwijderen. Een tabelmaakquery kan een gebruiker een nieuwe tabel van geselecteerde records maken.
Functies
Query's kunnen de gebruiker voor het berekenen van de afzonderlijke velden. De gebruiker kan het uitvoeren van eenvoudige berekeningen zoals het optellen of vermenigvuldigen van velden of complexere berekeningen voor engineering of statistische behoeften. De ingebouwde berekeningen van Access zijn dezelfde als die gevonden in Microsoft Excel. Door middel van een query, kunnen items ook worden gegroepeerd of gesorteerd volgens de door de gebruiker opgegeven criteria.
Gegevensbron
De gegevens in een query wordt vaak getrokken uit tabellen in een database. De tabel kan worden in de huidige database, in een andere database of uit een enterprise informatie systeem zoals de AS / 400. Meer dan één tabel kan worden geplaatst in een query. Query's kunnen ook informatie uit andere query's halen. Met andere woorden, kunnen query's worden ingesloten in query's. Vergelijkbaar met tabellen, twee of meer query's kunnen in een query. Binnen een Access zijn query, tabellen en query's gekoppeld met de velden op elk.
Wizard
Een query kan worden gebouwd met behulp van een wizard (stapsgewijs) of vanaf nul. Degenen die nieuw zijn Access-databases moeten idealiter via de wizard. Het stelt de gebruiker om comfortabel met query's en het opzetten van koppelingen tussen de tabellen en query's in de database wordt gebruikt.
Om te voorkomen dat dubbel werk, selecteer veld in een tabel die de primaire sleutel. Deze primaire sleutel is een veld dat unieke gegevens in elke record bevat. Bijvoorbeeld, zou een primaire sleutel voor een database collecties factuurnummer of rekeningnummer van de klant. Als een primaire sleutel is geselecteerd, is er minder van een opportunity record dupliceren wanneer de query wordt uitgevoerd.
