Verslag schrijven in een essentiële vaardigheid op alle niveaus van het bedrijfsleven. Het schrijven van duidelijke, beknopte verslagen is een belangrijke vaardigheid voor effectieve zakelijke communicatie. Een effectieve en goedgeschreven verslag kan rijden verkoop, meer samenhangende en beter functionerende teams maken processen stroomlijnen en verbeteren van financiële transacties. Rapporten kunnen alert management kansen voor de groei van de activiteiten, identificeren gebieden waar grotere efficiëntie kan worden gerealiseerd en hechte zakelijke procedures vast te stellen. Omdat het zo essentieel voor de werking van de meeste bedrijven, wordt schrijven van rapporten overwogen één van de belangrijkste vormen van zakelijke communicatie.
Overwegingen
Het schrijven van rapporten, moet omdat het zo'n belangrijk onderdeel van zakelijke communicatie, goed gepland worden. Belangrijke overwegingen omvatten weten het publiek voor wie het verslag wordt geschreven, de redenen voor het schrijven van het verslag, het eind doel waarvoor het rapport is bestemd en de specifieke stafleden die nodig zijn voor het leveren van informatie die is van essentieel belang voor de voltooiing van het verslag. Het is belangrijk om te bepalen van het aantal zakelijke middelen die zullen gaan in op het schrijven van het verslag en voor een vergelijking van de waarde van deze middelen op het net terug verwacht van de totstandkoming van het verslag. Als vele waardevolle middelen nodig zijn voor het schrijven van een verslag, maar het verslag slechts een klein voordeel zal opleveren, dan is het niet een effectieve project. Een minder tijdrovende vorm van zakelijke communicatie, zoals een memorandum, mogelijk wat nodig is.
Planning
Zodra alle overwegingen zijn onderzocht en gedocumenteerd, construeert de schrijver van het rapport-- of het hoofd van het project als verschillende schrijvers het verslag maakt--een plan. Planning is essentieel voor effectieve zakelijke communicatie, nergens meer zo dan schriftelijk verslag. Een alomvattend plan voor het schrijven van een verslag bevat de tijdlijn voor de totstandkoming van het verslag, de benodigde materialen, een lijst van alle medewerkers en alle noodzakelijke bijkomende levering en materialen, zoals illustraties.
Productie
Productie is de belangrijkste stap in alle zakelijke communicatieprojecten. Schriftelijk verslag kan productie zo weinig nemen als een dag of zo lang als enkele maanden, afhankelijk van de omvang van het project. Het is belangrijk om het plan regelmatig tijdens lang verslag schrijven projecten om ervoor te zorgen dat het project op schema voor tijdige afronding raadplegen.
Beoordeling
Een verslag is normaal beoordeeld door ten minste de schrijver voordat het wordt doorgestuurd naar de uiteindelijke begunstigden. Goede grammatica- en stijlopties zijn nodig voor alle zakelijke communicatie, zodat de evaluatie te--minimaal--een herziening van de spelling en interpunctie worden dient. Als de tijd het toelaat, kan een meer uitgebreide herziening van de inhoud moet worden uitgevoerd. Indien mogelijk, moet de corrector iemand die is het zien van het materiaal opnieuw; "verse eyes" zijn geneigd om ter plaatse typefouten of grammaticale problemen dat iemand die al nauw betrokken bij het maken van het rapport kan niet vangen.
Levering
Leveren van een rapport kan verschillende vormen aannemen: een verslag kan worden gepresenteerd als een diavoorstelling en discussie, afgedrukt en per e-mail geheel naar geadresseerden of verdeeld in verschillende secties en bezorgd over enkele weken naar verschillende ontvangers. Een kortere versie van een lang rapport kan worden aangeboden, terwijl de volledige versie wordt geleverd in te drukken. Methoden voor het afleveren worden bepaald door de lengte van het verslag, de beschikbaarheid van de schrijver te presenteren van de bevindingen, en de geografische locaties van de ontvangers.
