Terwijl de werknemer kan angstig te zijn salaris vervangen snel te krijgen, moet de afdeling salarisadministratie evenwicht van de medewerker angst met het vennootschappelijk noodzaak om ervoor te zorgen dat de reissuance correct wordt afgehandeld. U moet aan de werknemer empathische terwijl ook ervoor te zorgen dat de oorspronkelijke controle heeft niet al zijn-verzilverde.
De details van de verloren controle opzoeken in uw payroll-systeem. Naast de naam van de begunstigde moet u weten de datum, het aantal en het bedrag van de cheque.
Neem contact op met uw bank om te controleren of dat de cheque niet geïnd.
Verzoek dat uw bank de betaling van een stop op de cheque uitgeven. Stop-betalingsaanvragen meestal niet worden effectief tot 24 uur nadat ze zijn geplaatst, maar regels door de financiële instelling variëren kunnen. Daarom is het een goed beleid te wachten ten minste 24 uur voordat de controle om ervoor te zorgen dat de stop betaling succesvol worden vervangen.
Wacht 24 uur en controleer dat de stop betaling gelukt is. Als het succesvol was, gaat u verder met de volgende stap.
Een vervangende cheque uitgeven aan de werknemer. Wilt u de voltooiing van dit proces via uw payroll-systeem, zodat de controle van de vervanging is opgenomen en op de werknemer het formulier W-2 opgenomen. De vervanging controle dient te beschikken over de dezelfde winst, belastingen, inhoudingen en nettoloon als het oorspronkelijke controle. Als u geen de vervanging controle rechtstreeks in uw payroll-systeem maken, moet u het selectievakje gegevens invoeren in het systeem.
Het verkrijgen van de vereiste handtekeningen op de vervanging te controleren. Moet u ook ondersteunende documentatie voor de persoon die ondertekent de controle te herzien.
De oorspronkelijke cheque vernietigen in uw payroll-systeem. Deze stap is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de lonen en belastingen worden niet dubbel-meegeteld in de werknemer formulier W-2, jaarlijks loon- & fiscale verklaring, en verwijder het vinkje uit uw uitstaande checklist.
Leveren de vervanging check aan de werknemer.
- Eisen dat de werknemer te ondertekenen van een beëdigde verklaring waarin staat dat haar salaris verloren is en eens dat als ze de controle vindt ze niet proberen zal om het geld.
- Hebt u de mogelijkheid om uw medewerkers bieden, directe storting of payroll debetkaarten, aanmoedigen hun deelname als een manier om het verminderen van het aantal verloren-selectievakje taken die u moet behandelen.
- Neem contact op met uw bank om te bepalen van hun beleid voor stop betalingen.
- Als de stop-betaling niet succesvol was, de werknemer in kennis en vraagt u een kopie van de geannuleerde de controle om te bepalen wie het geïncasseerd. Wat u doen zal afhangen van de feiten en omstandigheden van hoe de controle was geïncasseerd.
- Sommige controleren verzilveren diensten zal een selectievakje met de betaling van een stop geplaatst op het geld. Afhankelijk van de staatswet, kan u nog steeds aansprakelijk voor betaling op die controle aan de cheque verzilveren van dienst.
