Wanneer iemand wil u bereiken, wellicht zij niet graag krijgen uw voicemail. Het is daarom belangrijk dat de Toon en de inhoud van uw voicemailbegroeting is als professioneel en informatief als mogelijk. Als u niet zeker van uw opgenomen bericht bent, je afvragen hoe je zou voelen als een klant die het gehoord. U moet ophangen tevreden gevoel dat je hebt bereikt dat iemand die kan omgaan met uw bezorgdheid en zal bellen u terug.
Staat de essentiële informatie over wie je bent en waar u werkt. Bijvoorbeeld, "je hebt bereikt dat John Smith in the Customer Service divisie van XYZ Corp"
Zeggen de datum. Deze informatie maakt duidelijk bellers die u niet op vakantie of langdurig verlof. Gebruik een uitdrukking zoals "Het is de week van 3 mei", of "Het is maandag, mei 3."
Staat waar je bent. Bijvoorbeeld, "Ik ben momenteel op een ander gesprek", of "Ik ben momenteel niet achter mijn bureau." Uw voice mailsysteem kan in feite je toestaan om opname van beide deze berichten; men zal spelen wanneer je op de telefoon spreken en de andere wordt afgespeeld wanneer u niet uw telefoon beantwoorden.
Informatie over een langere tijd die u uit de buurt van de telefoon zal worden opgenomen. Bijvoorbeeld, "I 'm in vergaderingen beginnen om 1:00 uur voor de rest van de middag." Hierdoor wordt aan de bellers weten zullen zij waarschijnlijk u die dag bereiken. Het opnemen van een aparte begroeting voor uw vakantie tijd of uitgebreide bedrijfssluitingen.
Vragen bellers om een boodschap achterlaten. Aangezien niet alle systemen van de post van de stem bellers kunnen kunnen berichten achterlaten, is vragen van bellers te doen heel belangrijk. Geef specifieke richtingen, zoals: "Laat een gedetailleerd bericht, met inbegrip van uw naam en client nummer, na de korte pieptoon."
Vertellen bellers wanneer u hun zal terugbellen. Dit zal wegnemen van elke beller bezorgdheid dat zijn boodschap niet zal worden opgehaald en dat zijn vraag kan niet worden behandeld. Gebruik van een uitdrukking zoals "Ik zal proberen om terug te keren uw oproep binnen de volgende twee dagen."
Bieden een alternatieve contact, vooral als u uit de buurt van uw telefoon voor een langere periode. Bijvoorbeeld, zeggen: "Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, neem contact op met Julie Jones op extensie 123."
Eindigt uw voicemailbegroeting op een beleefde noot. Dit kan zijn een eenvoudige "Thank you," "Goodbye", of een langer zin, zoals "Bedankt voor het kiezen van XYZ Corp Hebben een goede dag."
- Schrijf een script voor uw voicemailbegroeting voor het opnemen van het. Praktijk de begroeting en tijd zelf. De begroeting moet ongeveer 15 seconden in lengte.
- Spreek duidelijk en articuleren van uw woorden, zodat de begroeting gemakkelijk is te begrijpen.
