Microsoft Access biedt een ideale locatie voor het opslaan van uw contactpersonen uit adresboeken. In plaats van het zoeken naar contactpersonen in uw e-mailadres of in een stapel papierwerk, houd u uw contactpersonen op één centrale locatie. Na een adresboek maken in Access, kunt u brieven en e-mail uit de database. Of u persoonlijk of professioneel Access gebruikt, kunt u een nieuwe tabel maken en het te vullen met gegevens om te produceren een adresboek.
Maak een nieuwe Microsoft Access-database, of een bestaande database openen vanuit het "Bestand" tabblad van het lint aan de bovenkant van de pagina. U kunt uw adresboek integreren met andere tabellen te maximaliseren van de mogelijkheden van uw database met behulp van een bestaande Access-database. Als u wilt dat alleen de database voor het opslaan van uw contactpersonen, kunt u een nieuwe database maken vanaf nul.
Selecteer de "Create" tabblad van het lint en klik op de knop "Ontwerp van de tabel". Hierdoor maakt u een tabel van een lege sjabloon en kunt u voor het invoeren van de juiste velden en gegevenstypen. Een tabel ziet eruit als een Excel-werkblad, maar het heeft een gedefinieerde interne structuur die u volgens de"Design" van de tabel bepalen.
Typ de gewenste velden beschikbaar zijn in de "Veldnaam" kolom van het ontwerpraster van de tabel. Uw velden moeten "Naam," "telefoonnummer", "Adres," "E-mail" en alle andere gewenste velden bevatten. Laat de 'gegevenstype' als "Tekst" voor de meeste van uw velden, met uitzondering van alle numerieke velden zoals "telefoonnummer".
Klik met de rechtermuisknop op de unieke id en selecteer "Primaire sleutel." "Primaire sleutels" kunt u relaties tussen tabellen op te bouwen. Aangezien de "primaire-sleutelveld" een unieke set tekens voor elke record heeft, worden de tekens helpen om records in de tabel te zoeken.
Selecteer het tabblad "Start" van het lint, klik op "Weergave" en selecteer "Gegevensbladweergave." Alle uw adresboekgegevens in de tabel invoeren en druk op de "Save"-pictogram in de linkerbovenhoek. Klik op de pijl in de veldkop en selecteer "Soort A to Z" of "Sorteren Z naar A" om de volgorde te wijzigen.
- Het opmaken van uw "telefoonnummer"-veld om al uw telefoonnummers in een consistente opmaak weer te geven. Selecteer de "Wizard Invoermasker" van de "Eigenschappen selectieveld" van de tabel "Ontwerpweergave" en selecteer "telefoonnummer".
