Als hedendaagse wetsfirma's steeds meer op juridische technologie en computer software programma's voor de organisatie van informatie en documenten vertrouwen, hebben advocatenkantoren verkend overstappen naar papierloos systemen. Elektronische advocatenkantoren, ook bekend als digitale advocatenkantoren, laat advocaten om te slaan en documenten te reviseren met verbeterde efficiëntie. Advocaten en cliënten zowel genieten van de voordelen van een elektronische wet-kantoor. Advocaten al met behulp van computertechnologie voor het beheer van de praktijk van de wet kunnen een elektronische wet kantoor ontwerpen.
Wat die u nodig hebt
- Computer
- Dossier netwerkserver
- Document afbeeldingsscanner
Kies een document imaging indeling moet worden gebruikt bij het scannen van papierdocumenten en ze converteren naar digitale bestanden. Overwegen van de bestandsgrootte en de compatibiliteit met andere advocaten computerprogramma's — gezien deze overwegingen, vele advocatenkantoren Portable Document Format (PDF)-bestanden maken. Selecteer een document afbeeldingsscanner, identificeren het aantal scanners die nodig zijn voor de grootte van uw praktijk en kies van locaties in uw wet kantoor waar u de scanners op uw netwerk, aansluiten kunt terwijl het toestaan van personeel om hen gemakkelijk toegang.
Ontwikkeling van een elektronisch depot systeem om gescand en digitaal opgeslagen documenten bij te houden. Beslissen hoe u zal naam gerelateerde bestanden, digitale bestanden in mappen sorteren en handmatig ordenen die mappen om hen te houden duidelijk herkenbare en toegankelijke. Document managementsoftware voor het automatiseren van uw systeem als uw praktijk zich met teveel documenten bezighouden zal toe voor handmatige elektronische neerlegging methoden te implementeren.
Firewalls en veiligheidsmaatregelen implementeren op uw bedrijfsnetwerk en computers ter bestrijding van computervirussen, spyware, Trojaanse paarden en wormen die kunnen leiden tot ernstige schade aan uw computers en elektronisch opgeslagen clientgegevens en zaak documenten wissen. Bekijk beschikbare anti-virus en anti-spyware software en selecteer opties voor de grootte van uw computernetwerk en uw systeemvereisten.
Identificeren netwerk bestand server back-maatregelen ter bescherming van uw bureau juridische zaken van verlies van documenten als een natuurlijke ramp of computer storing zou voordoen. Overweeg of back-up naar externe harde schijven volstaat om uw bestanden te beschermen of als u ook off-site opslag nodig hebben.
Schrijf een procedurehandleiding van office die beschrijft het ontwerp van uw elektronische wet-kantoor en bevat uw beleid op document scannen, indiening en retentie. Omvatten een office-brede beleid met betrekking tot persoonlijk gebruik van de office-computer-netwerk, zoals voor het downloaden van bestandsbijlagen. Plan de trainingen voor uw kantoorpersoneel en andere advocaten zodat ze weten hoe om te voldoen aan de handleiding.
