Er zijn bepaalde dingen die u kunt communiceren met andere mensen in uw plaats van zaken via memo distributie. Een memo is over het algemeen communiceren iets belangrijks hun collega en wordt meestal gedistribueerd aan ten minste meer dan één persoon binnen het bedrijf. Een memo kan ook worden gebruikt voor iedereen laten weten over iets dringend, zoals verloren bestanden. Verloren bestanden kunnen invloed hebben op de werking van het bedrijf en werknemers moeten worden gewaarschuwd over het probleem en hoe ze zo snel mogelijk kunnen helpen.
De koptekst voor de memo over verloren bestanden te voltooien. Dit omvat een lijn voor de datum, het onderwerp, die de memo en whos het uit. Deze lijnen worden aangeduid als "Datum", "Onderwerp," "Naar", en "Vanuit". Het onderwerp moet op zijn minst zeggen "Verloren bestanden" maar kan ook beschrijven welke bestanden gaan verloren.
Het probleem in de eerste alinea direct onder de kop kort wordt uitgelegd. Dit geldt zeker voor welke bestanden gaan verloren, zoals bestanden voor een specifieke klant of project. Het kan ook gaan hoe u denkt dat de bestanden werden verloren, waar ze zouden kunnen worden en hoe dringend het is om ze te vinden.
Meer over het probleem in de volgende sectie wordt beschreven. Krijg meer gedetailleerde over de verloren dossiers op dit punt. U kan leveren gegevens over de client of de bestanden zijn voor project of meer informatie over hoe u de bestanden door werknemers zocht misschien. Op dit punt, een specifieke datum die moeten de bestanden worden gevonden door te geven.
Vertellen de ontvangers van de memo precies wat u wilt laten doen in het laatste deel. Dit moet worden van de specifieke actie-items, zoals zoeken in gegevensbank X of gaan door al uw persoonlijke bestanden, in het geval dat je de verloren bestanden op uw computer bedrijf of flitsaandrijving opgeslagen. Herhaal de datum waarop de bestanden moeten worden gevonden door.
Proeflezen de memo. Zorg ervoor dat u geen gevoelige informatie over de bestanden die niet moet er een proces-verbaal van niet hebt opgenomen. Ook, zorg ervoor dat u het belang van het vinden van de verloren bestanden duidelijk hebben verwoord.
