Volgens de Amerikaanse National Archives and Records Administration, het federale agentschap dat toezicht houdt op alle federale records, recordbeheer behandelt de hele levenscyclus van records, dat is de periode waarin de records in de bewaring van een organisatie zijn. De levenscyclus bestaat uit creatie, gebruik en bestemming. Evaluatie van een beleid voor informatiebeheer van records en Procedurehandleiding gaat verifiëren dat het beleid voor indiening en bijhouden van gegevens, records dispositie en een noodherstelplan bevat.
Beoordelen van de inleiding van de handleiding. Het moet praten over goede praktijken voor bijhouden. Volgens de website van de Environmental Protection Agency omvatten deze praktijken indienen alleen wat u nodig hebt en consequent doen op een manier die toegang en bestemming vergemakkelijkt.
Evalueren van het gedeelte van de handmatige omgang met het uitvoeren van een inventarisatie. Uitvoeren van een inventarisatie omvat inspectie en opname van essentiële informatie over papier en elektronische gegevens en bestanden en identificeren van dubbele materiaal. De inventaris moet bevatten de namen en typen records die behouden moeten blijven, datum van creatie, opslagmedium en locatie en informatie over records die werden vernietigd.
Het herzien van het beleid en de procedures voor record houden en Opbergsystemen. De handleiding moet worden aangegeven hoe u kunt bepalen welke records het belangrijkst zijn. Het moet ook aangeven dat de logistieke details van waar en hoe deze gegevens moeten worden opgeslagen. Een goede registratie systeem kunt u records ophalen snel te identificeren. Ervoor zorgen dat het beleid en de instructies voor het benoemen en kleurcodering bestanden, opslag dozen, cd-rom's en andere opslag media duidelijk worden geschreven. Details van records bewaard of in een aparte opbergruimte moeten worden onderhouden en bijgewerkt. De werving- en opleidingsbeleid voor werknemers die belast met recordbeheer zijn beoordelen.
Onderzoeken hoe het beleid en de procedures het integreren van informatietechnologie. Dit onderzoek geldt niet alleen voor het beheer van elektronische records, maar ook voor het gebruik van IT in het recordbeheer zelf. Bijvoorbeeld, kunnen optisch scannen en microfilm technologie elimineren de behoefte aan opslagruimte voor stapels dozen gevuld met papier. Een eenvoudige database software toepassingsprogramma, zoals Microsoft Excel, kan helpen bedrijven track records van de schepping tot het vernietigen ervan.
Controleer of het beleid van de vervreemding. Organisaties routinematig beschikken over oude platen, maar procedures zijn vereist om ervoor te zorgen dat essentiële documenten niet worden afgedankt of per ongeluk versnipperd. Formulieren moeten worden gebruikt om vast te leggen van de titel van de documenten worden verwijderd, de datum van verwijdering en de naam en de handtekening van de persoon machtigen de dispositie.
Controleer de ramp terugvorderingsprocedures. De handleiding moet bevatten een hoofdstuk over de invorderingsprocedures in geval van accidentele schade, diefstal, brand of natuurrampen. Bijvoorbeeld, bijvoorbeeld ramp terugvorderingsprocedures houden van optisch gescande kopieën van belangrijke papieren en elektronische records op een andere locatie.
- Volgens de Amerikaanse National Archives zijn de voordelen van recordbeheer tijdige beschikbaarheid van informatie, consistente en rechtvaardige dienstverlening, bedrijfscontinuïteit plannen in het geval van ongevallen of natuurrampen, behoud van records voor audits, bescherming tegen ongeoorloofde toegang en litigation support.
