Bijeenkomsten zijn een belangrijk onderdeel van sommige bedrijven, en een occasionele voorval op anderen. Maar ongeacht hun aard of frequentie, zakelijke bijeenkomsten vereisen alle deelnemers aan de bijeenkomst nemen ernstig en indien nodig deel te nemen. De meeste bijeenkomsten volgen de dezelfde basisstructuur, hoewel individuele bedrijven hebben kunnen hun eigen vergadering tijdlijnen en procedures om effectiviteit te optimaliseren.
Inleidingen
De structuur van een zakelijke bijeenkomst begint met een reeks van formele introducties. Tenzij iedereen het bijwonen van de vergadering bekend bij iedereen is, dit is een belangrijk onderdeel van het proces zoals het staat deelnemers om te leren over die zal het leveren van informatie tijdens de vergadering. Het geeft ook buitenstaanders, zoals consultants en nieuwe medewerkers, een kans om te leren die ze werken. De leider van een vergadering is de Voorzitter die de vergadering tot de orde roept tijd en maakt alle nodige introducties.
Agenda
Naar aanleiding van introducties vereist een zakenvergadering structuur iemand om te lezen van een agenda. Hier ziet u alle items die besproken, en in welke volgorde worden zullen. De agenda kan worden een lijst met namen, die aangeeft wie zal spreken, of een lijst met onderwerpen met onderverdelingen voor elke deelnemer die zullen nog de gelegenheid om commentaar te leveren. De agenda zal ook merken dat de lengte van de vergadering en alle geplande einden. Tijdens het lezen van de agenda, moet de Voorzitter de vergadering moet eindigen met een bepaalde tijd of als het buiten de geplande eindtijd zal blijven, indien nodig.
Administratieve taken
Na het uitbrengen van de agenda, pakt een zakelijke bijeenkomst een aantal administratieve taken. Deze variëren van één organisatie naar de andere maar kunnen ook deelnemers goedkeuring van de notulen van een eerdere vergadering, een formele hoofdelijke, aanwijzing van opdrachten (zoals een record houder en een tijd keeper) en inlichtingen nodig geheimhoudingsplicht als de onderwerpen van discussie vertrouwelijk zijn.
Presentaties en discussies
Het hart van een zakelijke bijeenkomst komt niet tot administratieve en organisatorische taken voltooid zijn. Naar aanleiding van de agenda, deelnemers presentaties maken en reageren op vragen van andere sprekers. Een record keeper neemt notities tijdens de vergadering voor toekomstig gebruik, hoewel individuele deelnemers kunnen ook hun eigen notities nemen. Op verschillende momenten van de vergadering een luidspreker kan openen het woord om te vragen of opmerkingen of verzoeken dat bepaalde deelnemers beantwoorden vragen of informatie toevoegen aan het onderwerp onder discussie. Vergaderingen in het algemeen sluit als iedereen heeft gesproken of de termijn arriveert, met het sluiten van de opmerkingen van de Voorzitter.
